איך לפתוח משרד מהבית בישראל?

השוק המקומי והגדרת הלקוחות

האם תהיתם אי-פעם מי הם למעשה אותם בעלי מקצועות חופשיים היכולים להרשות לעצמם לעבוד בהנאה מהבית? אם כן, נפתח מדריך זה בתשובה לשאלה: מי הוא בעצם אותו אדם הרוצה לפתוח משרד מהבית? האם הוא בהכרח אדם בעל משמעת עצמית גבוהה מהרגיל? ומה באשר ליכולת האישית שלו לנטרל רעשי רקע?

אנחנו בעידן דיגיטלי ומודרני, ועם העידן החדש נוצרו מקצועות חדשים. לצד המקצועות החדשים שנוצרו, שודרגו והשתנו מקצועות ישנים. מאמר זה פונה לכל אדם יחיד המנהל עסק באחד או יותר מן התחומים הבאים:

כל היזמים האוחזים באחד מן המקצועות שהוזכרו לעיל (והרשימה עדיין אינה סגורה), יכולים לאפשר לעצמם לעבוד מהבית, בחדר נפרד המתאים לפעילות העסקית שלהם. ניהול העסק נעשה באמצעות שלט רחוק, קרי המחשב. לצד זאת, האתר האינטרנטי התדמיתי שלהם הוא כרטיס הכניסה של הלקוח לעסק שלהם, או נכון יותר – דריסת הרגל הראשונה של הלקוח ב"משרד". האתר צריך להיות מרשים במיוחד, וגם מערך העבודה צריך להיות משומן היטב ומסודר.

משערים שבישראל, נכון לשנת 2018, יש כרבע מיליון בעלי מקצועות חופשיים הפועלים כעצמאים מהבית. נתון זה אינו מדויק בשל העובדה הפשוטה שקשה לדעת במדויק מי עובד מהבית ומי ממשרד, לכן מדובר כאמור בהערכות בלבד.

ניהול עסק מהבית אינו מתאים לכל אחד, ונוסף על כך – גם לא לכל לקוח. הלקוחות צריכים להבין כי מדובר על עסק קטן יחסית, כזה המשרת קהל לקוחות מצומצם, בשונה ממשרדים מפוארים הפועלים מול חברות ומול לקוחות פרטיים בקני מידה עצומים. הסיבות לכך אינן בהכרח מקצועיות. הפקטור לזה הוא "אין אבא או אמא", כי המחשבה שנותן שירות אשר אינו מרגיש טוב, במקרים מסוימים העבודה פשוט אינה מתקדמת, ואילו לקוחות "גדולים" מצפים שהעבודה תימשך כדבר שהוא מובן מאליו.

שיקולים עיקריים הכרוכים בהחלטה להקים משרד הפועל מהבית:

• שיקולי תקציב – חיסכון של דמי שכירות, ארנונה והוצאות שוטפות בהקמת עמדת עבודה או השכרת משרד.
• שיקולי זמינות – עבודה מהבית נוחה ומאפשרת להקים את העסק העצמאי במהירות יחסית, ללא הוצאות נלוות, מלבד הפקעה של חדר מהבית.
• שיקולי נוחות – אין פקקים בדרך לעבודה, ימי העבודה מלאים, ואין צורך להתלבש ולהתגנדר.

נותני השירות מספקים מענה לכלל העסקים הפועלים בישראל, משלב הקמת העסק ועד מכירתו. הדבר יכול לבוא לידי ביטוי באיתור הנכס (מתווך), בהכנת חוזה השכירות (עו"ד), במיתוג ובעיצוב הלוגו (מעצב גרפי), בניהול חשבונות (יועץ מס או רואה חשבון), בעיצוב פנים ובתכנון העסק (אדריכל), בניהול מלאי ובעובדים (יועץ עסקי), בשיווק ובפרסום (עורך תוכן/ כתיבה שיווקית/ מקדם חברתי). וזה לא מסתיים בשלב הזה, אלא נמשך ונמשך.

ריכזנו עבורכם חמישה יתרונות ברורים בניהול עסק או משרד מהבית בהשוואה למשרד:

1. לא עוד לאחר לעבודה – עבודה מהבית מאפשרת להתחיל את שגרת היום מוקדם יחסית ולהשיג תפוקה גבוהה יותר מיום העבודה.
2. לא עוד אוכל רחוב – ההרגל לאכול בחוץ אינו נוח ואינו זול במיוחד, לפחות לא לחלקנו. היתרון בארוחה חמה ומזינה שבאוכל הביתי הוא קודם כל בכך שהוא בריאותי, ואין חשש מאי-טריות או מהיעדר ניקיון המסעדה. נוסף על כך האוכל בחוץ תמיד יהיה כאמור יקר יותר מהאוכל הביתי.
3. לא עוד רעשי רקע – כאשר אתה בחדר שהסבת למשרד, ואין אף אחד בבית מלבדך, פירוש הדבר הוא ריכוז גבוה. לעומת זאת, במשרד יש הפרעות למיניהן, כמו לדוגמה מוזיקה או סיפורי חוויות מסוף השבוע או מהצגת התיאטרון אמש.
4. לא עוד פקקים בדרך לעבודה – שעות העבודה יכולות להיות גמישות ונוחות. אין צורך לצאת מוקדם מאוד מהבית על מנת לדלג על הפקקים בבקרים. מדובר בחיסכון ניכר בזמן במהלך השבוע, בייחוד באזור המרכז בכלל ותל אביב בפרט.
5. לא עוד להתארגן ולהתגנדר – בתוך זמן קצר תבינו שיש ימים שבהם אף אחד אינו רואה אתכם. זה אתם וארבעה קירות סביב. ההחלטה להתלבש ולהתארגן נוגעת בעיקר לטווח הזמן של עד המשרד ובחזרה לבית.

 

היקף ההשקעה הכספית

כדי לפתוח משרד מהבית לא נדרש הרבה. כמובן, נדרש בעיקר בית, ובהחלט מומלץ שבבית יהיה חדר נפרד היכול לשמש כמשרד. נוסף על כך, זה יהיה יתרון משמעותי בהחלט אם יחידה נפרדת תוכל לשמש גם כמשרד, וליחידה זו תהיה כניסה נפרדת. בהחלט כדאי לשקול לתכנן כניסה נוספת למי שעשויים לפקוד אותו מדי פעם בפעם, כלומר לקוחות המבקשים לתאם פגישה.

עבודה מהבית הפכה לפופולרית בשנים האחרונות. יתרון נוסף שכבר הוזכר ברמז הוא בנוגע להוצאות המוכרות. לדוגמה, החלק היחסי מהארנונה, מהחשמל, מהטלפון, מוועד הבית, מחומרי הניקוי ואפילו מהריבית על המשכנתא והיה והדירה בבעלותכם. כל אלו מהווים חיסכון משמעותי בניהול המשרד מתוך הבית.

ההשקעה הראשונית תהיה כדלהלן:

• שכירת הנכס – לדירה של ארבעה חדרים תשלמו סביב 3,500 שקלים עד 6,000 שקלים (כפול 12 חודשים) לעסק בגודל 70–120 מ"ר – בהתאם לאזור.
  *החזר בגין הוצאות שכירות – אם למשכיר הנכס (בעל הנכס) יש פטור מניכוי מס והוא מנהל תיק במע"מ, והיה ואין ולו אישור – הוא יידרש לנכות מס במקור כנדרש בחוק. במקרים שבהם לא נוכה המס במקור כנדרש כחוק, לא יהיה ניתן לדרוש את ההוצאה בתור הוצאה מוכרת.
• שיפוץ ועיצוב פנים – כ-3,000 שקלים. במקרים מסוימים ייתכן שאף לא תידרש כל השקעה.

• רכישת ציוד – יכולה להסתכם בעלות נמוכה של 15,000 שקלים.
• שיווק ופרסום – 20,000 שקלים לשנה ראשונה לקידום ברשתות החברתיות – ממוקד סביב אזור המגורים. קידום באמצעות דף נחיתה וקידום ממומן בגוגל.

סך כל ההוצאות הראשונות (כולל השכירות של הדירה) לשנה הראשונה: 80,000 שקלים.

היכן ניתן למצוא כלים ניהוליים לעבודה מהבית?

לבעלי מקצוע ולנותני שירות העובדים מהבית מִגוון כלים לניהול העסק מהבית.

להלן שבעת החשובים והיעילים שבהם:

1. הנהלת חשבונות באינטרנט – בין שלל השירותים תוכלו למצוא הפקת מסמכים, הזמנות עבודה דיגיטליות, חשבוניות דיגיטליות חתומות ומאושרות לצורכי מע"מ ומס הכנסה, ניהול מלאי, הפקת דוח מע"מ ודוח מקדמות חודשי. אחד היתרונות בכך הוא הקלות היחסית שבהנפקת החשבונית, וכן הזמינות שבדבר – מכל מקום ומכל מכשיר.
2. שילוח – חשבתם שצריך לנסוע לרואה חשבון או ליועץ מס בכל סוף חודש? אז זהו, שלא. כיום חברות שילוח מאפשרות לזמן משלוח דרך אפליקציה בקלות ובפשטות. תוכלו להזמין שליח במועד שהוגדר מראש, והוא יאסוף מביתכם את המסמכים ויעבירם למי שצריך. המהלך יחסוך זמן יקר.
3. מענה אנושי לטלפונים – החלטתם שאתם עובדים מהבית? נטרלו רעשי רקע. זה שאתם בבית, אין פירוש הדבר שתענו לטלפונים כל היום. העבירו את הפניות למענה אנושי, למרכזייה אישית שאפילו תנגן את הנעימה של משרדכם ותציג את עצמה כפקידה מהמשרד. זהו מהלך חשוב מאוד.
4. זמן שווה כסף – קשה לכם בניהול יעיל של זמנים? האם שמעתם על אפליקציה לתקצוב זמנים? הרעיון הכללי הוא שאתם עובדים על פרויקטים על בסיס שעתי. כיום יש אפליקציות היודעות לנהל את הזמן בצורה מקצועית וידידותית.
5. ניהול יומן – היומן אינו פריט השייך להיסטוריה. ניהול יומן דיגיטלי הוא חשוב מאוד. הבסיסי ביותר והטוב מכולם הוא היומן של gmail. הוא פשוט להפליא, נוח לעבודה, וניתן לשלוח באמצעותו הזמנות לפגישה ולבצע שינויים בקלות ביומן. היומן מאפשר לכם לתאם את הפגישות בצורה מחושבת, יעילה ושקולה, ולא לפזר למשל את הפגישות שלכם לאורך כל השבוע.
6. גיבוי נתונים – נותני שירות, מידע הוא הכול. לא תרצו שייעלם פרויקט או מסמך שעבדתם עליו שעות, או אפילו קובץ שרטוט שהלקוח מבקש לאחר שנה. עשו גיבויים למחשבים בכל חודש במקרה המקל, ואחת לשבוע במקרה המחמיר! בטכנולוגיה של היום תמצאו עננים היכולים להעתיק את הנתונים שלכם לענן, ולמשוך אותו כרצונכם מכל מקום ומכל מכשיר.

עובדים – הגעתם לזמנים יפים ואתם זקוקים לעובדים. חשבתם על פרילנסרים שיעשו עבורכם את העבודה? על כוח עבודה איכותי העובד על בסיס פרויקטים? באינטרנט תמצאו אתרים כגון xplace, ושם תוכלו לאתר בקלות ובפשטות פרילנסרים שיהיו זמינים עבורכם בכל עת.

 

שלבים בהקמת משרד מהבית – מה נדרש?

הקמה של משרד מהבית אינה דבר מובן מאליו, ודאי לא לשאר דיירי הבית. כאשר מדובר על משפחה, הדבר הנכון ביותר לעשות הוא פשוט להתחיל לעבוד. תמצאו את המקום שהכי מתאים לכם בבית, עדיפות לחדר עם דלת, ופשוט תתחילו לעבוד. אז נכון שלא צריך הרבה, ואנשים אולי ירימו גבה, ואולי אף יעריכו אתכם פחות בשל העובדה שאתם עובדים מהבית, אבל אם אתם מספקים את העבודה – אז למי זה באמת משנה?!

התחילו בסידור החדר לפי הנוחות שלכם; השאירו הרבה שטחי אחסון ומדפים; חשוב שהכול יהי גלוי ומסודר. כשהדברים מסודרים, הכול עובד מהר יותר. השתמש במדבקות על גבי קלסרים, וסדרו את התיקיות לפי תאריכים. החזיקו את החומרים בבית חמש שנים ואז תעבירו למחסן. מבחינתכם, הגדירו את החלל כמשרד, כמקום העבודה שלכם.

השתמשו בטכנולוגיה העומדת לרשותכם. הקימו אתר אינטרנט שאינו מבייש אף משרד (אפילו משרד גדול משלכם). קדמו את הדפים שלכם ברשתות החברתיות, ותראו עשייה באופן תמידי. שתפו את החברים ואת המעגל הראשון בזה שיצאתם לדרך עצמאית, והעבודות יתחילו לזרום מאליהן.

הפעלת משרד מהבית היא עסק לכל דבר. אז כמו בכל עסק המכבד את בעליו, חובה לפתוח תיק במס הכנסה ובמע"מ. תהליך זה הוא הכרחי, והוא אפשרי לביצוע הן באופן עצמאי, והן דרך יועץ המס שלכם.

רישוי עסקים: ניהול עסק של בעל מקצוע חופשי מתוך הבית הוא חוקי ואינו טעון רישוי עסק.

 

רשימת ציוד להפעלת משרד מהבית:

• מחשב שולחני (בעל ביצועים גבוהים)
• אל-פסק (חשוב בחורף)
• כיסא ישיבה אורתופדי
• מדפסת משולבת (פקס/ סורק/ מדפסת)
  **מומלץ אלחוטי
• רישיונות לתוכנות עבודה
• שטחי אחסון רבים
• תאורה חזקה בחדר
• שולחן עבודה
• לוח מחיק
• ציוד משרדי

במשרד ביתי אין צורך בציוד רב. ההפך הוא הנכון. זה הבית שלכם, אז התייחסו אליו בהתאם. כל המחשבה על קניית ציוד משרדי לתוך בית אינה מתאימה. החדר בבית שהפכתם לנחלתכם לצורכי עבודה צריך לשרת אתכם למטרה אחת, ואתם אמורים להרגיש בו נוחות ויעילות. נובע מכאן שכדאי להחזיק שני שולחנות עבודה – האחד ישמש לגלישה, ובאופן כללי – לעבודה מול המחשב; והשני ישמש כשולחן עבודה לכל דבר או כעמדת עבודה נוספת (ייתכן אף שעם מחשב נוסף ותיקייה משותפת ביניהם). כדאי לדאוג שבחדר יהיה שטח אחסון רב לציוד המשרדי, כגון קלסרים, כלי כתיבה ותיקיות לקוח.

 

לסיכום

מעגלי החיים הנורמליים לכאורה של האדם – בית ומשפחה; עבודה; חברים – אינם חופפים על פי רוב. לכל היותר הם משיקים. לכן אפשר לטעות ולחשוב שבעבודה מהבית טמונים חסרונות הנובעים מאי-ההפרדה שבין הבית לעבודה. האם העבודה מן הבית פירושה שאכן אהיה משועבד לעבודה בכל שעות היממה ובכל ימות השבוע?

לא בהכרח! בעבודה מן הבית יש מספר יתרונות בולטים: גמישות בשעות; חיסכון בזמן (בנסיעה אל מקום העבודה וממנו), והרי זמן שווה כסף; חיסכון בשכר דירה ובהוצאות נלוות (ארנונה, חשמל וכולי); חיסכון בהוצאות ביגוד ובהשקעת אנרגיות במראה החיצוני; ריכוז; חיסכון בציוד המשרדי הדרוש במשרד סטנדרטי.

לעומת כל היתרונות הללו החסרונות שצוינו לעיל בטלים בשישים. הרי נוסף על כך עלינו להביא בחשבון שניהול עסק מהבית שלנו, בתור בעלי מקצועות חופשיים, הוא חוקי לחלוטין ואינו דורש את כל הבירוקרטיה והרגולציות המעיקות באשר להוצאת רישיון עסק. וכאילו לא די בכך, אינך נאלץ להיעדר מהמשרד אם אתה צריך לחכות לטכנאי או לבעל מקצוע אחר, או אם חלילה אחד מבני המשפחה (אפילו אתה) נפל למשכב.

האם המדריך הועיל לך? (0 הצבעות, ממוצע 0 מתוך 5 כוכבים)	עוד כתבות בנושא בוא נעשה עסקים לפתוח עסק ולעבוד מהבית פתיחת עסק חדש או קניית עסק קיים?

 

מצאתם טעות? מעוניינים להוסיף מהידע המקצועי שלכם? לחצו כאן!

 

 

לכל המדריכים >