המדריך להדפסת צ'קים באופן עצמאי עבור העסק או החברה

על אף השימוש ההולך וגובר בכלי תשלום דיגיטלים חדשים כגון Bit(בנק הפועלים), Pepper pay (בנק לאומי) ופייבוקס (דיסקונט), הצ'קים לא עברו מן העולם. ואולי טוב שכך - השימוש בצ'קים מאפשר לבעלי עסקים ואנשים פרטיים שני יתרונות מרכזיים על פני החלופות: האחד, היכולת לבטל את הצ'ק באמצעות מתן הוראת ביטול לבנק, אם עדיין לא נפרע. פעולה זו עשויה לסייע במצבים בו לא התקבלה התמורה עבור הצ'ק, למשל. השני, מתן צ'ק באופן דחוי מהווה מנגנון אשראי ללא ידיעת או מעורבות הבנק, כך התשלום יתבצע לא לפני המועד הנקוב. מנגנון זה מאפשר להתמודד עם מצבי נזילות משתנים, הנפוצים מאד בעולם העסקים, כאשר המשלם ממתין להכנסה מסויימת טרם יוכלו לעמוד בתחייבותו.

באופן לא מפתיע, רובם המוחלט של הצ'קים בישראל מונפק באמצעות הבנקים (שאגב זה, הם גם בעלי אפליקציות התשלום הדיגיטליות הפופולאריות) הגובים סכומים משמעותיים עבור השירות. אולם, תופתעו לגלות שלבנקים אין מונופול בעולם הצ'קים. הבנק שלכם לא יספר לכם את זה, אך על פי תקנות בנק ישראל, ובפרט תקן 501 הידוע בשם "תקן הצ'ק האחיד", כל אדם רשאי להדפיס את הצ'קים שלו באופן עצמאי שלא דרך הבנק – כן כן, גם עסקים וגם פרטיים. זאת כמובן, תוך שמירה על הסטנדרטים המפורטים בתקן.

דפי צ'קים בפורמט A4 מוכנים להדפסה. הדף מכיל את אזור הצ'ק (כחול) וכן את האזורים בהם יודפס הספח וההעתקים הדרושים. דפים אלו מתאימים לרוב המדפסות המשרדיות והביתיות.

אז למה להדפיס צ'קים באופן עצמאי?

1. מחיר. באופן כללי, פנקס צ'קים בן 20 צ'קים לאדם פרטי יעלה 7.2 ש"ח במרבית הבנקים (36 אגורות לצ'ק). צ'קים עבור לקוחות עסקיים (הכוללים גם ספח ו\או העתק לצרכי הנהלת חשבונות) הם יקרים יותר ויעלו בין 1.5-2.5 ש"ח ברוב המקרים (תלוי בגודל ההזמנה, קיום לוגו, צבע וכד'). עבור לקוחות עסקיים, הדפסה באופן עצמאי יכולה להיות מתורגמת לחיסכון כספי משמעותי כאשר, כפי שנדון בהמשך, עלות צ'ק המדופס באופן עצמאי יכולה להיות שקל אחדואף פחות כתלות בכמות הצ'קים הנחוצים. שיקול זה איננו רלוונטי עבור לקוחות פרטיים. 
2. מניעת שגיאות. אין דבר מעצבן יותר מטעויות בכתיבת הצ'ק. בכתיבת צ'קים יש להקפיד על רישום נכון, מדוייק, ברור ועקבי של כל הפרטים (שם מקבל התשלום, סכום בספרות ובמילים וכמובן התאריך) וכן חשוב לא לחרוג מאזור הכתיבה המותר. על כל טעות או פרט שגוי השיק יוחזר אליכם ותגבה עמלה יקרה. טעות נפוצה נוספת היא "כתיבה כפולה" של צ'ק בו הכותב מכין 2 צ'קים זהים בעת כתיבת סדרת צ'קים (למשל, 2 צ'קים זהים עבור מרץ) ובדומה "דילוג" על צ'ק בסדרת צ'קים (למשל, לשכוח לכתוב צ'ק עבור אפריל). הימנעות מטעויות אלו יכול לחסוך לכם הרבה עמלות וטרחה. עבור רוב הפתרונות שנדון בהם בהמשך (למעט פתרון בית הדפוס), ההדפסה מתבצעת בעזרת מערכת ממוחשבת המאפשרת, בין השאר, מניעה של רובן המוחלט של הטעויות. למשל, מערכת ממוחשבת לא תאפשר הפקת צ'קים כפולים, תמנע אי-התאמה בין הסכום במילים ובספרות (שכן יוזן הסכום בספרות והמילים יושלמו באופן אוטומטי) ועוד. 
3. תיעוד. אחת הבעיות הגדולות של השימוש בצ'קים המופקים על ידי הבנק (או בית דפוס לצורך העניין) היא נושא התיעוד. בעוד שהעברות בנקאיות ועסקאות אשראי מתועדות כהלכה במערכות השונות, צ'קים אינם מתועדים כלל במערכות ממוחשבות ולמעט הספח אותו כותב הצ'ק נדרש למלא (וביננו, רוב האנשים ממלאים אותו באופן חלקי אם בכלל), אין יכולת מעקב אמיתית אחרי הצ'קים. לאור כך, תיעוד הוא עניין בעל חשיבות עליונה עבור עסקים ואנשים פרטיים כאחד. היכולת לבדוק, ביעילות על ידי מנגנון חיפוש ממוחשב, האם ומתי ניתן צ'ק (ומספרו) עבור ספק\שכר דירה וכד' ועל איזה סכום היא חיונית להתנהלות כלכלית נכונה של העסק ושל משק הבית. התיעוד הנ"ל מספק גם שקט נפשי. יתרון נוסף ומשמעותי עבור לקוחות עסקיים הוא כתיבת הספח וההעתק (הנחוצים להנהלת חשבונות) באופן ממוחשב ויעיל ללא צורך בכתיבה ידנית (לרבות חישוב אוטומטי של ניכוי מס במקור וכד'). העתקים וספחים אלו חשופים הרבה פחות לטעויות בדומה לנקודה הקודמת.
4. זמן. כתיבת צ'קים, ובמיוחד סדרות צ'קים כגון 12 צ'קים הפרושים לאורך השנה, הינה תהליך ארוך, מונוטוני החשוף לטעויות שונות (ראה דיון קודם). שימוש באחת מהמערכות הממוחשבות להפקת צ'קים יכולה לחסוך זמן רב עבור המשתמש, ובמיוחד במידה והצ'קים הינם "מחזוריים" – לדוגמא, הפקת 12 צ'קים לשנת 2020 לאותו הספק כפי שהופקו עבור 2019 מתאפשרת, בחלק מן המערכות, בקליק אחד. בדומה, הפקת צ'קים עבור ספק איתו התקשרת בעבר מאפשרת בחירתו מתוך מאגר ללא הזנת פרטיו מאפס. נושא חסכון הזמן מתקשר גם בנושא התיעוד – בדיקת האם ומתי ניתן צ'ק לספק כלשהו על ידי נבירה בספחים לוקחת זמן רב לעומת שימוש במנגנון חיפוש ממוחשב.
5. מיתוג. נקודה חשובה עבור לקוחות עסקיים היא נושא המיתוג. נהוג לחשוב שצ'קים המכילים את לוגו העסק\מותג הם פריבילגיה לעסקים גדולים בלבד. לא כך הדבר. כל אחד מהפתרונות בהם נדון בהמשך יאפשר לכם, בעלי העסקים הקטנים וכן לקוחות עסקיים גדולים יותר, לחזק את מיתוג העסק על ידי הפקת צ'קים עם לוגו. הוספת לוגו מתאפשרת כאמור גם עבור אנשים פרטיים, המעוניינים ב"עיצוב מיוחד" עבור הצ'קים שלהם.

למה לא להדפיס צ'קים באופן עצמאי?

1. פרוצדורת אישור. הבנקים, שאינם מרוצים באופן כללי מהמחשבה לאבד הכנסה קלה, דורשים מכל לקוח המעוניין להדפיס צ'קים באופן עצמאי לספק להם צ'ק לדוגמה על מנת שהם יאשרו שאכן הוא עומד בתקן בנק ישראל. מבדיקתי ומנסיונם של עשרות אלפי עסקים שכבר עברו הליך זה, כל החברות המוכרות עומדות בתקן 501 (שהשתנה קלות השנה) וכן יספקו לכם את הצ'ק לדוגמה במהירות. במרבית המקרים, הם אף ינסחו עבורכם את הפניה אל הבנקאי ויסייעו במידת הצורך. חשוב לומר שמרבית הבנקאים מכירים את הפרוצדורה ולא יעירמו קשיים כלל עבור לקוחות עסקיים (הליך האישור מהיר ומסודר ובהרבה מהמקרים לא דורש דבר מעבר להצגת הצ'ק לדוגמה וחתימה על טופס פנימי של הבנק). לצערנו, לא כך המצב עבור לקוחות פרטיים שמבדיקתי ב4 בנקים מובילים, נראה כי נציגי הבנק אינם מכירים היטב מספיק את החוק ולרוב תגובתם תהיה "אין אפשרות". יש לציין כי הבנק איננו רשאי למנוע מכם להדפיס צ'קים באופן עצמאי (כל עוד הוא מוכן לספק לכם צ'קים מטעמו) והתעקשות קלה תגרום להם לבדוק את הנהלים. יש לציין כי מניעת אפשרות זאת מכם מהווה עילה מצויינת לפעולה משפטית. 
2. שינוי הרגלים. הצ'קים לא השתנו במידה רבה לאורך עשרות השנים האחרונות כך שצעיר בן 18 וכן גמלאי בן 81 ידעו לכתוב צ'ק באותה היעילות. בעיקר עבור משתמשים מבוגרים יותר, המחשבה לעזוב את העט והנייר ומעבר לכלי חדש הינה מפחידה ומרתיעה. בדומה לכניסת כרטיסי האשראי, פופולאריות הקניות ברשת ועוד שינויים כלכליים טכנולוגים, גם כאן כנראה ומדובר פתרון המתאים יותר עבור בני הדור הצעיר יותר ודור הביניים. 

איך עושים את זה?

חיפוש בגוגל של "הפקת צ'קים באופן עצמאי" יעלה מספר רב מאד של פתרונות. אני אנסה לעשות סדר תוך שימת דגש על היתרונות והחסרונות של כל שיטה עבור המשתמשים השונים.

פורמט ההדפסה הסטנדרטי על דפי הצ'קים.

בתי דפוס. מרבית החברות המציעות פתרונות עבור הפקת צ'קים באופן עצמאי הינם בתי דפוס. בתי הדפוס יפיקו עבורכם צ'קים בעיצוב אישי המקבילים לצ'קים אותם ביכולתכם להזמין מהבנק אך, בהרבה מהמקרים, במחיר מופחת אם תזמינו כמות משמעותית. חשוב לציין כי פתרון מסוג זה מספק אך ורק מקצת מהיתרונות (מחיר, מיתוג), כך שלא תהנו מהיתרונות הטכנולוגים של הדפסת הצ'קים באופן ממוחשב (מניעת שגיאות, תיעוד, זמן) אלא אם תרכשו תוכנה מתאימה (שלעיתים נמכרת על ידי בית הדפוס). מבדיקתי, פתרון של רכישת פנקסי צ'קים מבתי דפוס + רכישת תוכנה מתאימה לא משתלם כלכלית לעומת האלטרנטיבות האחרות. על כן, הפתרון של רכישת פנקסי צ'קים בלבד מבית דפוס הוא פתרון המתאים, בעיקר, עבור פרטיים ועסקיים המפיקים כמות גדולה של צ'קים (מאות או אלפי בשנה) וחוששים מהמעבר לשימוש במערכת ממוחשבת. ישנם מספר בתי דפוס ותיקים בתחום המספקים שירות יעיל ומהיר כדוגמאת אינטר-צ'ק ואופסט-קולור.

מערכת ממוחשבת + מדפסת ביתית\משרדית רגילה. ישנם מספר פתרונות טכנולוגיים להדפסת צ'קים באופן עצמאי בעזרת המדפסת הביתית\המשרדית שברשותכם. במסגרת פתרון זה דפי צ'קים בפורמט A4 הסטנדרטי נשלחים אל הלקוח מוכנים להדפסה מכל מדפסת ללא צורך בדיו ייחודי. הצ'קים נשלחים כאשר הם לא מכילים דבר מלבד השורה המגנטית (פרטי הבנק, חשבון וכד') המופיעה בתחתית הצ'ק. בעזרת המערכת הממוחשבת ניתן להדפיס את הצ'ק על כל פרטיו ישירות מהמדפסת הרגילה שלכם. שתי חברות מספקות כיום פתרון ייחודי בו בעזרת כל מכשיר עם גישה לאינטרנט (מחשב, טאבלט, סלולרי), ניתן לגשת למערכת הממוחשבת בעזרת הדפדפן ולהדפיס את הצ'קים המבוקשים (ללא צורך בהתקנה ותחזוקה בבית העסק\לקוח). חברות אלו הן צ'קים בקטנה וטופ-פריט. צ'קים בקטנה מציעה אף שירות ייחודי נוסף של משלוח הצ'קים כאשר הם כבר מלאים (עם פרטי מקבל התשלום, סכום...) ללקוחות אשר אינם מעוניינים או יכולים להדפיס. מחירי החברות השונות בקטגוריה זאת נסובים סביב שקל לצ'ק ואף פחות כתלות בכמות הצ'קים. פתרון מסוג זה מתאים לעסקים קטנים ובינוניים (המפיקים עשרות עד מאות צ'קים בשנה) וכן אנשים פרטיים המעוניינים להנות מהיתרונות של הדפסה באופן עצמאי.

מערכת ממוחשבת + מדפסת מיוחדת.חשוב לשים לב כי בקטגוריה הקודמת, החברות שולחות את הצ'קים בפורמט A4 כאשר חלקו התחתון של הצ'ק (השורה המגנטית) כבר מכיל את פרטי הבנק, חשבון וכד' בדיו מגנטי ייחודי. הסיבה היא שצ'ק לא ייחשב תקני אלא אם חלק זה של הצ'ק יודפס בדיו מיוחד (היקר באופן משמעותי מדיו רגיל ולא נתמך בכל סוג מדפסת). על כן, מספר חברות מציעות פתרון אינטגרטיבי הכולל מערכת ממוחשבת ומדפסת ייחודית (הכוללת דיו מגנטי) שיותקן בבית העסק. החברה המובילה בתחום היא אוטו-פונט (שהתאחדה לאחרונה עם חברת אימג'-טכנולוגיז שהיתה מתחרתה העיקרית). החברה מציעה רכישת מדפסת ייחודית וכן דיו מגנטי המאפשר לעסק גמישות מקסימלית בהדפסת הצ'קים. דהיינו, דפי הA4 הנשלחים ללקוח לא יכילו את השורה המגנטית והיא תודפס ישירות מהמערכת הממוחשבת יחד עם פרטי הצ'ק האחרים. פתרון זה יעיל במיוחד עבור עסקים המנהלים מספר רב של חשבונות בנק במקביל שכן נחסך הצורך להחליף את דפי הצ'קים לפי חשבון הבנק ממנו רוצים להדפיס את הצ'ק. יחד עם זאת, נדרשת השקעה ראשונית גבוהה יותר ברכישת המדפסת והתוכנה. חשוב לציין שאין ייתרון אבטחתי לפתרון זה על פני הקודם שכן ללא הדפסת פרטי הצ'ק וחתימתכם הצ'ק חסר ערך (לא כך הדבר עבור צ'קים מבית דפוס שהינם מוגנים רק על ידי חתימתכם בדומה לצ'קים הנרכשים מהבנק). חסרונו של פתרון זה הוא שהדפסת הצ'קים הינה כולה בעזרת הדיו המגנטי (כלומר, גם פרטי מקבל הצ'ק, הלוגו ועוד מודפסים בדיו יקר באופן משמעותי מדיו רגיל בו משתמשים בפתרון הקודם) ועל כן נדרשת, מעת לעת, החלפת דיו יקרה. יחד עם זאת, עבור עסקים המפיקים אלפי צ'קים בשנה, מדובר בפתרון זול יותר במרבית המקרים מהאלטרנטיבות והוא בהחלט גמיש יותר עבור המנהלים מספר רב של חשבונות בנק. 

מה לוודא לפני שמצטרפים?

עלויות ראשוניות. בחישוב עלויות קחו בחשבון את העלויות הראשוניות אותם ספק הפתרון דורש. חלק מן הפתרונות דורשים רכישת מדפסת, תשלום עבור מיקום לוגו הצ'ק על ידי מעצב, עלות התקנת התוכנה בבית העסק וכד'. עלויות אלו יכולות להיות לא מבוטלות ויש לברר אותן היטב טרם ההצטרפות.

מינימום הזמנה. מרבית הפתרונות דורשים מינימום הזמנה של מאות או אלפי צ'קים. ראוי לציון בהקשר זה את צ'קים בקטנה, החריגים בנוף בנקודה זאת ולא דורשים מינימום צ'קים להזמנה כלל. לעסקים קטנים ומשקי בית, שיקול זה יכול להיות משמעותי. 

דמי מנוי. עבור חלק מן הפתרונות נדרשים דמי מנוי חודשיים\שנתיים. יחד עם זאת, מרביתם יאפשרו תקופת התנסות מוזלת. חלק מהפרונות אינם דורשים דמי מנוי כלל.

לוגו העסק ללא תשלום. הוספת לוגו העסק לצ'ק אמור להיות שירות בסיסי (כל עוד הלוגו קיים בפורמט סביר ומדובר רק ב"הצבתו" על גבי הצ'ק). לדעתי, יש לדרוש מהספק לספק שירות זה בחינם. מבדיקתי, חלקם יסכימו לעשות זאת גם אם לא יצהירו על כך באתרם.

תמיכה במספר חשבונות משתמש ללא תשלום. אין זה דבר חריג שעסק גדל ובעל העסק מעוניין למנות עובדים\שותפים שונים שיפיקו עבור העסק צ'קים. רוב הספקים יאפשרו לכם להגדיר יותר מחשבון משתמש יחיד במערכת הממוחשבת. יש לעמוד על כך בעת ההצטרפות ולא "לגלות" במועד מאוחר יותר שנדרש תשלום נוסף.

לסיכום

על אף שצ'קים נראה כאמצעי תשלום מיושן, הוא עובר מהפכה טכנולוגית מרשימה שהציבור ובעלי העסקים אינם מודעים לה. הדפסת צ'קים באופן עצמאי יכולה להיטיב עם רוב בתי העסק ועם מגוון רחב של אנשים פרטיים. אל לנו לוותר על הזדמנות לנצל את הטכנולוגיה לטובתנו ועל הדרך לחסוך כסף, זמן וכאב ראש מיותר.

הכותב הינו חוקר ומרצה במחלקה לניהול באוניברסיטת בר-אילן ובעל תואר ד"ר במערכות אינטלגנטיות.

המאמר נכתב ע"י ד"ר אריאל רוזנפלד

אנו מאמינים שיש לאתגר ולהצית מחדש את היצירתיות הכלכלית בעם, ובכך לעזור לכלכלה לממש את הפוטנציאל הסטרטאפ הטבוע ברובנו.nbsp

לכל המאמרים >>